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三节课后显慧:如何高效进行远程协同办公?

饭桌君 02月10日 干货分享
为什么你的工作群里信息爆炸依然没有效率产出?

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疫情之下,多数企业已开启远程办公一周,但远程协作成效却并不尽如人意。

如何保证员工的产出?远程的会议如何开得更有效?如何保证员工能用心思考?如何保证信息能同步成了管理者的挑战。

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2月8日晚,小饭桌公益直播课第三讲开讲。我们邀请到了三节课创始人&CEO后显慧作为分享导师进行主题为“远程办公协同两大对策:管理方案和协同工具”的精彩分享。精彩观点如下:

1. 对信息流、工作流、团队战斗力进行管理是企业面临的核心问题

2. 远程协同中拆任务、定标准是关键3. 协同不等于用通讯工具聊天,更重要的是把重要信息沉淀下来

以下是后显慧老师分享实录,小饭桌作了不影响原意的整理,以飨读者。

远程开工第一周:普遍焦虑

脉脉最近做的2020年职场人士开工状态的调查,我从中挑选三个问题与大家分享。

第一,员工在家办公的时间区间?

调查显示只有27%的员工与以往办公时间相同,大部分人工作时间并不规律。

第二,员工在家办公需要克服的问题?

调查显示大部分人容易被其他事情打扰,缺乏工作氛围和动力,作息不规律。

第三,目前职场人最关心什么问题?

基层员工与中层管理员工最关心返工后的健康是否有保障,其次担心工作任务能否完成;而企业高管则最关心企业的生存和发展是否会受到影响,并担心所在行业是否会受到疫情的影响。

总体而言,现在的开工状态不容乐观,员工的工作效率参差不齐,大家普遍比较焦虑。从企业管理的角度来说,管理者所面临的挑战远大于执行者。

以我们的经验来看,企业目前主要有三个大的挑战。

第一个挑战是对信息流的管理。线上办公之后,很容易出现钉钉、企业微信等办公软件信息爆炸的情况,而且整个管理状态是离散的,信息的传递杂乱无章,员工很难寻找到核心的信息。

第二个挑战是对工作流的管理。由于工作系统有很多,员工很难清晰了解项目进展,且团队沟通成本也会变高。

第三个挑战是对团队战斗力的管理。缺乏集体办公的约束,家庭场景下,团队很难激发出较强的战斗力。

针对以上三个挑战,我们建议通过工具与规则相结合的方式积极应对,下面详细展开。

远程协同三要点:定规划,做计划,拆任务

在远程协同中,各层级角色不同,面临的核心挑战、难点与应该执行的任务也存在差异。

对于管理层来说需要考虑的是,团队成员处于离散式分布状态下,要如何保证信息通畅。

为了应对这种挑战,管理者的主要任务是定规划,做计划,拆任务。

定规划是对于一些基础但重要的事情。比如员工的到岗离岗时间;一些通讯机制与通讯礼仪;信息流发起与过程的监督;最后一定要设定紧急联系人,确保每个员工都可以被联系到。

做计划主要针对的是公司战略与人力。疫期公司线下的业务、线下活动的交付等都会受到影响,公司战略的优先级肯定需要重新思考讨论,这时需要管理团队做出最后的决定。另外,管理层还需要确认远程协同中的核心岗位,需要重点关注。最后,要对人力资源的缺口进行分析。现阶段情况下,有线下业务的公司可以适当将线下团队切一切。

拆任务是细化管理颗粒度的过程。管理层要定义好核心问题是什么,然后拆解关键指标,最后将每个指标落实到人。执行的过程中注意拆解关键指标时要做到尽可能细致,比如制定每周指标,甚至是每日指标。

对于中层员工而言,面临的最大挑战是怎样去建立团队的信心,这就要求中层员工需要对基层员工做远程赋能,帮助成员解决一些远程工作的效率问题。

在具体落实上,中层员工需要做到三点:拆任务要将关键目标拆解为具体工作,并将工作分配给团队中的每个人;做协调要根据团队中员工的状态做资源的调配,并对授权范围做一些重新调整;看进度要做到向上汇报,向下协同。

对于基层员工而言,最难的事情就是如何对抗干扰,对抗干扰的结果也决定了是否能获得领导的信任。

对此,基层工作人员需要管时间、做执行、常汇报。首先,员工需要在家中创造一个适合办公的场景,给自己一个相对独立的工作空间对抗干扰。其次,确定任务的优先级,把工作分成具体的动作,每一个节点的工作进度需要主动上报,每天做一次汇总。

找准OKR,切忌信息大爆炸

具体到实操环节,关于如何让远程会议如何开得更有效,如何保证员工能用心思考,如何保证信息能同步还要把控好五个要素:

第一,拆任务、定标准是关键。

管理者制定的团队目标和工作周计划,要以OKR(目标和关键成果)的方式来执行。让员工养成每日从“我的工作任务”开始工作,先组织自己的工作重点。具体拆任务、定标准的方式前文已经提到,不再赘述。

第二,建议每日远程开站会,团队成员开个短会,更新团队的进度。在让大家有开工仪式感的同时,把核心业务梳理清楚。

站会怎样开?有四个要点:

1. 领导主持或轮值主持;

2. 先回顾周、月目标,然后每个成员反馈完成情况和当天计划;

3. 重点记录项目状态,连接到相应文档中;

4. 每天站会都要记录。

如何做远程的项目讨论会?有以下五个流程:

1. 会议邀请,发出开会使用的全部资料;

2. 参会者提前出预览并提出问题;会议现场是讨论问题和达成共识的,而不是抛问题,问题要在看协同文档的时候就提出来;

3. 视频会议现场,参会人分享各自的观点后要产生共识;

4. 立即形成会议纪要和工作任务;

5. 及时跟进和确认产出(在日报中)。

总结一下,在项目会议上要减少工作群的碎片化沟通,慎重讨论效果更好;会议全过程都值得沉淀,在做项目的过程中就沉淀了知识。

第三,建立周报文化,并及时反馈。周报的基本逻辑是我的OKR是什么?包含本周完成的内容、本周的思考或疑问、下周的计划等内容。

对于周报中值得讨论的问题,需要得到更及时和高质量的反馈。在远程系统里面相互反馈更为重要,管理者更要重视员工的思考,除了反馈外,甚至要支持和激励。

第四,建立关键信息的唯一通道。团队内经常用的东西,要放到统一的地方,比如工作流程、岗位说明、SOP(工作准则)文档、各种制度等,更新完要迅速同步给受影响的人。

第五,消除信息的大爆炸。微信是信息流,核心是效率高,信息量大。沟通上使用的即时通讯软件比如钉钉、微信企业是工作流,能够把工具和IM结合起来。

总结一下,协同不等于用IM聊天,更重要的是把重要信息沉淀下来;选择能绑定IM的工具,独立的工具很容易成为孤岛。

远程协同的关键是信息沉淀

如何选择协同方案,有两大原则:

第一,短期过渡选择。短期方便优先,优先去选择现成的、顺手的,不需要很复杂学习的;建议使用企业IM+视频会议+文档工具即可。

第二,长期协同选择。宁缺毋滥,用几款产品解决几个典型问题,而不是听到好就试,要结合业务场景,你重视什么就选择这个领域最好的;协同不等于聊天,链条记录不等于沉淀,没有沉淀的东西难形成公司核心资产,不利于复制。

有哪些可供参考的协同工具:

l  解决沟通问题:钉钉、企业微信、飞书

l  解决见面问题:Zoom、钉钉视频会议、瞩目、飞书等等l  解决文档协作:如石墨、腾讯文档、飞书等l  解决项目管理:Teambition,Jira等l  解决知识协同:TeamMark,IM+TM=协同效率和质量

管理是根本,工具是辅助,沟通工具很多,远程协同的关键是信息沉淀。团队的能力,光凭沟通效率是不解决问题的,没有一款产品能解决所有问题,但选择后一定要坚持使用,而且需要去领导带头,全员才能用。

疫情是一次危机,能不能变成一次转机呢? 我认为疫情之下,是提升公司整体的协同效率和管理能力的好时机。如果这些事情能够被沉淀下来,被延续下去,公司就从危机中获取了一些转机。

原文来源:小饭桌 作者:饭桌君
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